BRAVA

外部連携で使いみち広がる
高速・多機能ビューア

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三菱ガス化学株式会社 様

三菱ガス化学様

三菱ガス化学株式会社
研究推進部 研究推進グループ 牛膓喜裕 氏

三菱ガス化学株式会社では、社内の4つのカンパニーを横断する文書管理システムのファイルビューアにBravaを採用することで、使い勝手とセキュリティを両立させた情報共有プラットフォームを構築しています。同社の研究推進部 研究推進グループの牛膓喜裕氏(写真左)にBrava採用の理由などについて伺いました。

写真中央:弊社営業部 井下、右端:営業推進部 岩田

三菱ガス化学ロゴ

三菱ガス化学株式会社「天然ガス系化学品」「芳香族化学品」「機能化学品」「特殊機能材」の4つのカンパニーで構成される。メタノールやキシレン、過酸化水素などの基礎化学品から、高機能エンジニアリングプラスチック、発泡プラスチック、半導体パッケージ材料、脱酸素剤などの機能製品、ファインケミカルなど幅広い領域に事業を展開している。

全社を横断したセキュアで使い勝手の良い文書管理システムが必須でした

文書管理システムを刷新する以前は、どのような方法で文書管理を行っていたのでしょうか。

三菱ガス化学グループには、「天然ガス系化学品」「芳香族化学品」「機能化学品」「特殊機能材」の4つのカンパニーとコーポレート部門があり、それぞれ研究開発部門を持っています。研究開発用の文書管理システムはあったのですが、老朽化し、使い勝手が悪くなっていたのが課題でした。そこで各カンパニーが独自に文書管理システムの刷新を検討し始めました。

カンパニーごとに文書管理システムが異なるのは、ガバナンスの面からも、ユーザーの負担の面からも好ましくありません。また、システム同士の非互換性、管理負担・費用の重複も課題です。カンパニー間の人事異動もあるので、まったく違うシステムだと、習得するまでの時間も必要になります。

新しい文書管理システムは、どのような要件を満たす必要があったのでしょうか。

まず、各カンパニーを横断したシステムで、全社的な情報共有を実現できることが第一でした。部門間の情報共有によるシナジー効果を期待しているからです。

しかし、社内といえども、すべての情報に誰もが自由にアクセスできるのでは問題があります。細かくアクセス制限ができ、セキュリティを確保できるシステムでなければなりません。社内SNSを活用する案もありましたが、閲覧権限のコントロールができるツールがなく、最終的に、パナソニックの文書管理システム「Global Doc」とファイルビューア「Brava! for Global Doc」の導入を決めました。




ユーザーに負担をかけない使い勝手の良さとセキュリティのバランスがBrava選択のポイントになりました

文書管理システムと組み合わせて使うファイルビューアの選択には苦労したと伺いました。


当社が計画していた運用方法を実現できるファイルビューアを見つけるために、10社以上に声をかけてコンペを行いました。しかし、使い勝手が良くてもセキュリティ機能が不十分という具合に、当社の要件を100%満たす製品はありませんでした。

その中で、「Brava! for Global Doc」がもっともバランスが良く、当社のやりたいことのほとんどを実現できるツールでした。

ファイルビューアにはどのような機能が必要だったのでしょうか。

全社を横断するシステムなので、カンパニーごと、部署ごとなど、細かく閲覧権限を設定できる必要がありました。さらに改ざんや情報漏えいを防止するために、閲覧だけでなく、データダウンロードや印刷などのコントロールも厳密に行いたいと考えていました。

印刷コントロールができるビューアもありましたが、対応する複合機に制限があるため、コスト増が避けられないなどの課題があり、なかなか満足できるツールはありませんでした。ビューア側できめ細かな設定が可能なのはBravaだけでした。

また、管理したい文書のファイル形式は、Excel、Word、PowerPoint、画像、PDFなどさまざまですが、特定のファイル形式は使用できないなどといった制限をユーザーに課すことはしたくなかったため、この点でもBravaは当社が使用するファイル形式にすべて対応していました。


研究文書の管理だけでなく、各種帳票などの管理にも利用が拡大し、社内の情報共有の活性化を実現

現在の文書管理システムとBravaの活用範囲を教えてください。

当初は、研究推進部と環境安全部から導入しましたが、現在は経理部門と人事部門以外の各カンパニーで利用されています。

研究推進部と環境安全部から導入を始めたのは、化学会社ならではの理由もあります。当社が取り扱う原料や製造する製品には、SDS(Safety Data Sheet)が必要で、これは社員の誰もが自由に閲覧できる必要があります。

ポータルから文書管理システム「Global Doc」にシングルサインオン

ポータルから文書管理システム「Global Doc」にシングルサインオン

機密性のある文書については、どのように運用されているのでしょうか。

各部門からは毎月約300件の「研究月報」が提出されます。また、あるテーマについての成果をまとめた「研究報告書」もあります。これらは研究の概要を全社で共有する必要がありますが、その詳細までを公開する必要はありません。それぞれの報告は、概要を記した帳票に詳細データを添付した形で保存されています。

「Global Doc」および「Brava! for Global Doc」で、帳票と添付ファイルの閲覧権限を分けることができるので、ユーザーや管理者に負担をかけることなく、閲覧コントロールを実現することができました。

Bravaで表示された研究月報

Bravaで表示された研究月報

研究文書以外でも活用が広がっていると伺いました。

当社はカンパニー制をとっていますが、お客さまから見れば同じ「三菱ガス化学」という1つの企業です。異なるカンパニーから同じお客さまにアプローチするといったことも少なくありません。

そこで「出張・来訪報告書」も全社で共有しています。しかし、個別の契約内容や仕様などの詳細については、関係者以外は社内であっても開示できない情報もあります。そのため、保存するフォルダを分け「Global Doc」および「Brava! for Global Doc」で権限を設定することで対応しています。


情報共有によるシナジー効果は少しずつ現れている

Bravaを導入した効果はいかがでしょうか。

文書管理システムを導入して数年経ちますが、化学製品の開発には、5年から10年という長い時間が必要です。これ、と具体的に示すことはできませんが、使い勝手とセキュリティを両立させた上での情報共有によるシナジー効果は少しずつ現れ始めていると感じています。

今後の計画について、お話しください。

今回の文書管理システムの刷新はオンプレミス環境で行いました。しかし、次のサーバーの更新に合わせて、クラウドに移行することを検討しています。機密情報が多いため、当初はセキュリティ面の不安からオンプレミスでの運用を選択しましたが、実際に運用してみるとクラウドでも問題ないと感じています。



三菱ガス化学株式会社のWebサイト
取材日時 2018年1月

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