BRAVA

外部連携で使いみち広がる
高速・多機能ビューア

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富士通エフ・アイ・ピー株式会社様

富士通エフ・アイ・ピー様

富士通エフ・アイ・ピー株式会社、富士通エフ・アイ・ピーシステムズ株式会社の皆さま

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富士通エフ・アイ・ピー株式会社では、拠点や部署間の壁を超えたナレッジ共有の実現を目指し、オーシャンブリッジのファイルビューア「Brava Enterprise」を導入しました。導入の経緯やBravaを選んだ理由について、同社及び富士通エフ・アイ・ピー・システムズ株式会社の皆さまに詳しく伺いました。

写真中央左:富士通エフ・アイ・ピー株式会社 営業企画部 SFAスペシャリスト 吉田誠司氏、左から2番目:同社 ビジネス企画推進部 竹原耕平氏、中央右:富士通エフ・アイ・ピー・システムズ株式会社 プロダクトサービス部長 保田明夫氏、右から2番目:同社 第一ソリューションシステム部 プロジェクト担当部長 武山修二郎氏、写真左端:弊社営業部の高木、右端:弊社マーケティング部の岩田

富士通エフ・アイ・ピー株式会社について

高水準の安全対策・セキュリティ対策のデータセンターを全国16か所に展開している。これらのデータセンター機能を基盤に、「アウトソーシング」、「クラウド」、「ソリューション」の3つのサービスを提供、システムの企画から設計、開発、運用、保守まで、ライフサイクル全般を支援(LCMサービス)し、お客様に安心安全で、高品質かつ高コストパフォーマンスのソリューションを提供している。
設立1977年、売上高983億円(2010年度/連結)、従業員数3,739名(2011年4月1日現在/連結)

横浜データセンター

2010年12月に開設された横浜データセンターは、アイ・エス・レーティング社による情報セキュリティ格付けで、最高水準の「AAAis(トリプルA)」を取得。


クラウド画像

高品質なプラットフォーム技術と長年の運用ノウハウで、お客様のICT環境に合わせた最適ソリューションを提供。お客様がクラウドに求める幅広いニーズに応えるべく「全方位クラウド®」を推進している。


どのようにBrava Enterpriseを使っているか

富士通エフ・アイ・ピー(以下FIP)では、Brava Enterprise(以下Brava)をどのように使っているのでしょうか。

ドキュメントの検索・共有のツールとして、BravaをFIP全社で利用しています。ここでいう「ドキュメント」には、営業担当者が作成した企画書、提案書、紹介資料や、エンジニアが作成したシステム開発や運用関連の資料などが含まれます。

日々増加している登録ドキュメント件数は現時点(2012年2月)で1万件弱です。全国30カ所以上の拠点で働くおよそ3,700名の社員が、その中から自分の仕事に役立つ情報を見つけ、活用しています。

このドキュメント共有の仕組みの中で、Bravaは共通のファイルビューアとして使われています。検索されたドキュメントは、Word/Excel/Powerpoint/PDFといったファイル形式に関わらず、まずBravaで表示されます。その上で、必要に応じてファイルをダウンロードすることができます。

営業系ドキュメントの検索画面
営業系ドキュメントの検索画面。業種、商談分類、提案年度などのカテゴリーや入力したキーワードに応じて、適切なドキュメントが抽出、表示される。

過去のドキュメント共有のやり方を改め、Bravaを組み込んだ現在の仕組みにリニューアルしたのは2010年末です。運用開始から1年が経過しました。

ドキュメント共有が進まない3つの理由

なぜ「過去のドキュメント共有のやり方」を改めることにしたのですか?

FIPは全国各地の事業所で、いくつかの本部に分かれて業務を行っています。当社のナレッジ共有を進めるために全社でアンケートをとったところ、各部門・拠点で作成された有益なドキュメントが部門内に留まり全社レベルで共有されていないことがわかりました。

これは会社にとって大きな損失です。1つ1つは微々たるものであっても全社レベルで見るとその損失は膨大なものになります。

これまでは、ファイルサーバーとHTMLページを組み合わせた手作りの仕組みを構築して使っていましたが、検索性(見つける)・閲覧性(見る・選ぶ)・効果的な運用(集め続ける)の3点で課題を抱えていました。

そこで、なぜドキュメント共有が進まないのか、現場ヒアリングやアンケートを通じて、下記の課題を洗い出しました。

竹原氏
「文書共有は「集める」ことよりも「好循環を作る」ことのほうがずっと難しいと実感しました」竹原氏

1. 「見つける」際の課題

まず、検索性に課題がありました。
1,000を超えるファイルの中から欲しい情報を得ようとすると、検索結果が表示されるまでに時間がかかりすぎる。さらに検索の精度も低く、たとえば検索語を絞りすぎると1件も引っかからず、逆にちょっと緩めるとたちまちヒット件数が跳ね上がり、今度はその中から選ぶ作業で時間がかかってしまうような状態でした。

2.「見る・選ぶ」際の課題

検索を終えた後、利用者は「数点の候補資料を軽く流し読み/つまみ読みして、自分の役に立ちそうなページや言葉を手早く入手する」ことです。ところが、1つのファイルを表示させるのに時間がかかり、大変ストレスがかかっていました 。

理由はファイルサイズの大きさです。たとえば、通常お客様向けの企画書はパワーポイントで数十ページですが、規模の大きなものだと数百ページのものもあります。提案書は詳細なイメージ図などがたくさん貼りつけられており、一つが100MBを超えるものもあります。

これでは、必要な情報を探すための労力が非常に大きくなってしまいます。

3. 「集め続ける」際の課題

難しいのは「集める」ではなく「集め続ける」ことでした。いくらドキュメント共有が必要と言っても、利用者一人ひとりにとってその効果が見えないと、継続的にドキュメントを提供してもらえません。

そこで、ドキュメントの提供者が利用者となってこの仕組みを使い、その有用性を実感してもらう必要があります。そのためにも、見つける、見る・選ぶのプロセスをストレスなく提供することが必要でした。

もう1つわかったことは「使われ方にリスクを感じると提供できなくなる」ということです。自分の作ったドキュメントが知らない所で間違った使われ方をすると、お客様にご迷惑がかかる、そう考える方が多くいます。そこで、集めたドキュメントを事務局で全件チェックして、関係者外秘の情報などが残っていないか確認してから共有することにしました。

以上のような課題の解決を念頭に置きながら、利便性と安全性を両立できるようにリニューアル作業を進めていきました。

ビューアにもちゃんとお金をかけたほうがいい

では、どのようにリニューアルを進めていかれたのか教えてください。

まず、グループ会社の富士通エフ・アイ・ピー・システムズ(以下FIPS)が提供している「Text Navigator® (注1)」を導入することにしました。Text Navigator® は先述の「見つける際の課題」を解決するための検索エンジンです。大量のドキュメントが入っているファイルサーバーを定期的に巡回して、索引情報を抽出します。それにより、数千件のファイルでも検索結果が1秒未満で回答されるようになりました。以前と比較すると雲泥の差です。

(注1)Text Navigator® (テキストナビゲータ):データベースの高速検索を実現するミドルウェア製品。開発・販売元:富士通エフ・アイ・ピー・システムズ株式会社

加えて、ただ検索結果を表示するだけではなく、ファイルの分類(何年度に作成されたものか、ファイル形式、更新月、更新者などの付加情報)も表示できるようになりました。

前掲の検索画面右下を拡大したもの
前掲の検索画面右下を拡大したもの。鮮度の高い情報に絞り込むことや、キーワードの使われ方を経年比較することも可能。他にも「検索キーワードランキング」や「ダウンロード数の多いドキュメントランキング」も表示される。

そしてText Navigator® の導入を進めている中で、FIPSから「ビューアは外部の製品を使いましょう」と提案を受けました。

正直なところ、回線の速度には限度がありますから、100MB単位の大きなファイルについては時間がかかっても仕方ないと思っていました。Text Navigator® を入れることで検索のヒット率が高まれば、それだけでもストレスは軽減できるだろうと。

しかしFIPSは「ビューア」の重要性を強調しました。

FIPSに質問です。ビューアの重要性とは?

保田氏
「ビューアはおまけではなく、ドキュメント共有の成否を決める大切なツールです」 保田氏

私たちは長年エンタープライズサーチ(企業内検索)のシステム構築に関わってきましたが、感じているのは多くのお客様が「集める」「検索する」という部分を綿密に検討される一方、「見る」という部分についてはあまり注意を払われないということです。

しかし、利用者は「見る」という部分でストレスを感じてしまうと、たちまち使わなくなってしまうのです。「ナレッジ共有」が掛け声だけで終わってしまうケースの中には、最後のビューアの部分で手を抜いてしまっているものが少なくありません。

ですからFIPには「継続して使われる仕組みにしたいのなら、ビューアにもちゃんとお金をかけたほうがいい」と提案しました。その上で、私たちの強みである「検索」側の立場から、優れたビューアツールを探し、比較検討しました。

その結果選んだのが、オーシャンブリッジのBravaでした。


Bravaが選ばれた理由

ビューアにBravaを採用した理由を教えてください。

下記の理由が挙げられます。

理由1:クライアントへのインストールが不要

BravaのビューアはWebブラウザ上で表示できます。どんなファイル形式であっても、いちいち個別のアプリケーションを立ち上げることなく閲覧することができます。ビューアソフトをクライアント側にインストールする手間がほとんどかからないのは、運用側にも大きなメリットです。

理由2:とにかくサクサク

表示速度がとにかく速い! 100ページに達するような重いPowerPointファイルも瞬時に開きます。ページ遷移はもちろん、指定範囲の拡大・縮小もスムーズです。ストレスを全く感じない操作感は、さすがビューア専用ツールだと思いました。

Bravaで開いた画面

「これは90ページの提案書をBravaで開いた画面です。このボリュームのファイルが一瞬で(しかもサムネイルも同時に)開いたのを初めて見た時は、思わず声を上げました」

武山氏
「ビューア側のログデータが、Text Navigator® によって付加価値の高い情報に変わります」武山 氏

理由3:高度なセキュリティ設定

機密情報に関わる情報もあるため、部署間や拠点間での共有においても印刷やテキストコピー、キャプチャの禁止やマスキングなど細かい設定が可能です。加えてファイルを閲覧/ダウンロードしたときに「誰がいつ閲覧/ダウンロードしたか」の設定も実装しています。そのため、先述の「知らない所で勝手に使われるリスク」を無くすことができます。

また、このログデータをText Navigator®と連携させることで「利用頻度の高いドキュメントのランキング」を作ることができます。

理由4:理由4:オープンなツール

Bravaは他社ツールと柔軟に連携できます。実は他の候補ツールの多くが機能連携に消極的でした。すると「検索だけ」「閲覧だけ」という片手落ちの仕組みしかできません。柔軟な機能連携のおかげで、イメージしていたリニューアルが実現できたと考えています。

使われればログが溜まり、新しい価値を生む

リニューアルから1年が過ぎた現時点での評価をいただけますか。

吉田氏
「「ストレスが無いと、ちゃんと使われる」ということを実感しています」吉田氏

多くの社員が使い始めました。たちまち登録ドキュメント件数も増加し、常に鮮度の高いドキュメントが注ぎ込まれる「源泉かけ流し」の状態になりました。一度この状態が作られれば好循環します。当初リニューアルは営業用ドキュメントに限定していましたが、社内での評判が広がり、エンジニア向けのドキュメントまで仕組みが広がりました。

想定外だったのは、現場から「この仕組みを、システム運用を請け負っているお客様との文書共有にも使いたい」という要望が挙ってきたことです。セキュリティがしっかりしているので、十分に使えると思います。

運用していてわかったことですが、たくさん使われることで多くのログが溜まり、そのログを分析することで新しい価値を生むことがわかりました。

具体的には、今、現場ではどのような情報が求められ、使われているのか。
どのようなキーワードが、お客様との間で交わされているのか。

このような知見が、現場との時間差がほとんど無く把握できるというのはとても価値のあることです。たとえば昨年ですと「環境」よりも「電力削減」という言葉のほうが使われることが多かったことや、今年に入って徐々に増え始めたキーワードのトレンドもわかります。

そのような価値のある知見をつかむことで、「それが欲しかった!」と社員から喜ばれるような情報をこちらから発信することができるのだと感じています。それを実現する“Brava+Text Navigator® ”の組み合わせは、親和性が高くドキュメント共有ソリューションとして、とても優れていると感じています。

オーシャンブリッジへのメッセージ

最後に、オーシャンブリッジへメッセージをお願いします。

この取り組みを更に進めていくことで、ドキュメント共有の先にある、本当の意味での「ナレッジ共有」が実現できると考えています。ぜひその領域まで持っていきたいです。

そのためには、現状に満足することなく「より快適で、使いやすく、価値を生み出す仕組み作り」を追求していかなければなりません。Bravaについても、より一層の機能強化に期待しています。今後ともよろしくお願いします。

お忙しい中、ありがとうございました。


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取材日時 2012年2月(文中の組織・数値に関するものは全て取材時時点です)

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